Bessere Ziele formulieren mit der SMART-Methode

Wir kennen es alle: Ziele definieren. Ob es sich nun um ein eher operatives Ziel handelt, wie etwa die Steigerung des Deckungsbeitrags eines Produkts durch einen Verkäufer oder ein strategisches Ziel, wie die Marktführerschaft handelt, muss definiert werden. Im Laufe eines Jahres steht man als Geschäftsführer immer wieder vor der Frage, welche Ziele haben mein Unternehmen und wie kann ich diese Ziele messen? Damit Sie Ihre Ziele und Ihr Unternehmen besser definieren, sie besser kommunizieren und umsetzen können, müssen Sie sich an, Ziele smart to definieren. Was ist ein „smartes“ Ziel und wie können Sie die SMART-Methode innerhalb kürzester Zeit anwenden, erklären wir Ihnen heute in unserem Blog.

WARUM SIE ZIELE DEFINIEREN SOLLTEN

Mit den Zielen verhält es sich ähnlich wie mit den Neujahresvorsätzen. Zu Beginn des Jahres haben Sie einige im Kopf, strotzen vor Euphorie und Umsetzungsdrang. Doch mit der Zeit geraten die Ziele, die Sie sich für Ihr Unternehmen vorgenommen haben, immer weiter in den Hintergrund. Eine Teilschuld trägt natürlich das Tagesgeschäft. Denn während Sie noch zwei Vorstellungsgespräche führen müssen, wollen Sie ja auch noch einen Blick auf die Umsatzzahlen werfen und die Aufträge wollen zeitgleich auch abgearbeitet werden. So geht es dann mehr oder weniger das ganze Jahr weiter. Kurz vor Weihnachten denken Sie sich dann: „War da nicht noch etwas?“ Aber für eine Erfolgsmessung ist es schon zu spät, denn so konkret sind Sie bei Ihren Überlegungen zu Beginn des Jahres nicht geworden.

Hätten Sie Ihre Ziele mit der SMART-Methode definiert, kommuniziert und überprüft, wüssten Sie jetzt

• Welche Ziele Sie erreichen wollten,

• Ob Sie Ihre Ziele erreicht haben,

• Wie Sie Ihre Ziele erreicht haben und

• Wer für den Erfolg verantwortlich ist.

DIE SMART-METHODE IM DETAIL

Im Folgenden finden Sie die Bestandteile eines smarten Ziels im Detail. Das genaue Vorgehen und eine Vorlage finden Sie weiter unten.

S: Seien Sie spezifisch

Ein Ziel sollte so spezifisch wie nur irgendwie möglich formuliert werden. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie keinen Interpretationsspielraum lassen. Sorgen Sie für eine möglichst präzise Darstellung, die jeder Mitarbeiter, ob Vorarbeiter, Praktikant oder Sales-Manager, eindeutig verstehen kann. Dabei gilt immer: So viele Worte wie nötig, so wenig wie möglich.

Negativ-Beispiel:
Der Umsatz soll gesteigert werden.

Positiv-Beispiel:
Der Umsatz des Geschäftsbereichs X soll um Y Euro/Prozent gesteigert werden.

M: Machen Sie es messbar

Im besten Fall haben Sie jetzt dafür gesorgt, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wovon überhaupt die Rede ist. Doch das alleine, stellt noch lange kein smartes Ziel dar, denn es fehlt die Möglichkeit für einen anschließenden Soll-/Ist-Vergleich. Deswegen sollten Sie Ihr Ziel messbar machen: Das heißt, Sie legen einen Messwert fest, der Aufschluss über den Erfolg des Zieles geben soll. Das kann – rein theoretisch – jede beliebige Größe sein. Gebräuchlich sind beispielsweiseee Umsatz, Deckungsbeitrag, Kosten, Leads, Verkäufe, Kunden.

Negativ-Beispiel:
Im kommenden Quartal sollen ein paar mehr Kunden etwas kaufen.

Positiv-Beispiel:
Im kommenden Quartal wollen wir 20% (X Euro) mehr Umsatz bei 10% (Y Euro) weniger Vertriebskosten als im Quartal davor.

A: Achten Sie auf Attraktivität

In der gängigen Literatur werden Sie für den Buchstaben „A“ im Rahmen der SMART-Methode so einige Begriffe finden: Attraktiv, ansprechend, akzeptiert, aktionsorientiert. Doch im Wesentlich geht es darum, dass Sie Ihre Ziele richtig koordinieren. In der Regel haben Sie Oberziele und Unterziele, wobei es natürlich verschiedene Unterziele für ein Oberziel geben kann. Hier sollten Sie also genau prüfen, ob die gewählten Unterziele jeweils zu Ihren Oberzielen passen und auch, ob sie in Konkurrenz zueinanderstehen. Klar: Irgendwo wird es immer ein Spannungsfeld geben, doch zu weit voneinander weg sollten Ihre Ziele auch nicht sein. Anbei noch ein Extrembeispiel:

Negativ-Beispiel:
Die Ziele „Mitarbeiterzufriedenheit steigern“ und „Lohndumping durchsetzen“ werden keineswegs miteinander vereinbart werden können.

Positiv-Beispiel:
Die Ziele „Mitarbeiterzufriedenheit steigern“ und „Mitarbeiterproduktivität verbessern“ sind sehr nah aneinander und können ohne Probleme harmonisiert werden.

R: Rational und realistisch

Fast geschafft: Ihr Ziel ist beinahe schon smart. Was sich hinter den Worten „rational“ und „realistisch“ versteckt, bedarf fast keiner Erklärung. Hier sollten Sie sich schlichtweg darum bemühen, einen sachlichen Blick auf die Ziele zu werfen und sich zu fragen, ob sie so auch wirklich realisierbar sind. Niemand hat etwas gegen ambitionierte Ziele, doch unrealistisch hohe Vorgaben zusammen mit schlechten Aussichten, werden Ihre Mitarbeiter nicht gerade motivieren.

Negativ-Beispiel:
Der Umsatz soll ein Wachstum in Höhe von 10.000% aufweisen.

Positiv-Beispiel:
Hier macht ein Beispiel wenig Sinn, denn es kommt sehr stark auf das Ziel, Ihr Unternehmen und den Markt an.

T: Terminieren Sie im Voraus

Wenn Sie bis jetzt alle Punkte für Ihr smartes Ziel zusammen haben, fehlt Ihnen lediglich eine zeitliche Komponente. Dass es wichtig ist, Ziele und auch Unterziele zu terminieren, wissen wir spätestens seit der erhofften Eröffnung des Berliner Flughafens im Jahr 20XX. Statt mit immer neuen Fristen und Deadlines zu arbeiten, bietet es sich an, ein Ziel von Anfang an mit einem Termin zu versehen: Auch der Termin sollte so detailliert wie möglich sein.

Negativ-Beispiel:
Wir wollen die Reichweite unserer Social-Media-Aktivitäten in nächster Zeit um 10% steigern.

Positiv-Beispiel:
Bis zum Ende des Quartals (Stichtag 31.03.) wollen wir die Reichweite unserer Social-Media-Aktivitäten um 10% gesteigert haben.

WIE SIE BEI IHREM SMARTEN ZIEL VORGEHEN SOLLTEN

Grundsätzlich liegt es natürlich ganz bei Ihnen, mit welchem Baustein Sie Ihr smartes Ziel beginnen. Und seien wir ehrlich: Wenn Sie fünf Personen fragen, bekommen Sie vermutlich fünf verschiedene Antworten. Das folgende Vorgehen empfehlen wir Ihnen aber vor allem, wenn Sie noch nicht besonders geübt in der SMART-Methode sind oder erst einmal ein bisschen rumprobieren wollen, damit Sie den Einstieg etwas leichter finden.

Gerade für den Einstieg empfehlen wir folgendes Vorgehen

1. Spezifizieren Sie Ihr gewünschtes Ziel (spezifisch)

2. Wählen Sie eine geeignete Messgröße (messbar)

3. Legen Sie einen Termin fest (terminiert)

4. Überlegen Sie, ob das Ziel erreichbar ist (realistisch)

5. Prüfen Sie, ob das Ziel zu anderen und übergeordneten Zielen passt (attraktiv)

So sollte das in der Praxis aussehen (Beispiel)

1. Umsatzsteigerung des Produktes X um 25%

2. Bereinigter Umsatz (Reinumsatz/Nettoumsatz); Vergleich zu Vorjahr

3. Bis zum Ende des Geschäftsjahres (Stichtag 31.12.)

4. Realistisch, weil Marktanteil und -potential in den letzten Jahren gut gestiegen und Prognose für kommendes Jahr weiteres Wachstum lautet.

5. Attraktiv, da Oberziel „Steigerung des Gesamtumsatzes um 10%“ nicht in Konkurrenz steht und selbst kein Konkurrenzprodukt vertrieben wird.

Ihr smartes Ziel lautet dann:
Bis zum Ende des Geschäftsjahres 20XX wollen wir den bereinigten Umsatz des Produktes X um 25% im Vergleich zum Vorjahr steigern. Dieses Ziel ist realistisch, da die Marktsituation und -prognose positiv ist. Dieses Ziel ist attraktiv, weil es nicht in Konkurrenz zu einem Nebenziel (…,…) steht und seinem Oberziel (…) dient.

NOCH EINIGE TIPPS AUS DER PRAXIS

Falls Sie Ihr Ziel nun mit allen nötigen Parametern abgestimmt haben, haben Sie ein smartes Ziel. Doch das ist natürlich nur die halbe Miete. Wie Sie mit Ihren Zielen im Unternehmen umgehen, hängt natürlich von vielen Faktoren ab. Doch um die schwerwiegendsten und häufigsten Schwierigkeiten und Probleme zu vermeiden, haben wir Ihnen ein paar Tipps aus unserer Beratungspraxis zusammengestellt.

Definieren Sie Ihre Ziele möglichst frühzeitig

Nichts ist schlimmer, als einen Tag vor dem Jahresmeeting ein Unternehmens- oder Bereichsziel halbherzig und lieblos zu formulieren, nur damit man etwas vorzutragen hat. Deswegen gilt: Je früher, desto besser. Machen Sie sich also frühzeitig Gedanken darüber, welche Ziele Sie erreichen wollen. Dabei spielt erst einmal keine Rolle, ob es sich nun um strategische, taktische oder operative Ziele handelt. Das Gleiche gilt natürlich auch, wenn Ihre Mitarbeiter selbst Ziele entwickeln: Lassen Sie Ihnen genug Zeit, das Ziel zu durchdenken, es vollständig auszuformulieren und es bestenfalls in einem Szenario durchzuspielen.

Gute Kommunikation beginnt bei guter Kommunikation

Für den Fall, dass Ihr smartes Ziel schon fertig ausformuliert ist, sollten Sie in jedem Fall mit den Personen, die betroffen oder für die Umsetzung und Erreichung des Ziels zuständig sind, sprechen. Erläutern Sie klar, was Sie sich bei der Zielentwicklung gedacht haben, warum Sie das Ziel für realistisch und attraktiv halten und, was Sie von den betroffenen Personen erwarten.
Falls Sie sich noch vor der Entwicklung und Formulierung befinden: Setzen Sie sich mit den zuständigen Mitarbeitern / Beratern / Dienstleistern an einen Tisch und entwickeln Sie das Ziel gemeinsam. Das sorgt dafür, dass die betroffenen Personen deutlich höher motiviert und engagiert sind und Einwände und Fragen gleich besprochen werden können.

Regelmäßige Erfolgskontrolle

Führen Sie sich das Worst-Case-Szenario von Beginn des Beitrags noch einmal vor Augen: Sie haben Ihre Ziele zu Beginn des Jahres festgelegt - auch schriftlich fixiert -, doch danach hat niemand mehr einen Blick darauf geworfen. Vor diesem Problem haben Sie die SMART-Methode alleine leider nicht. Daher tun Sie gut daran, die Ziele in mehreren Unterzielen aufzubrechen und den Fortschritt regelmäßig zu kontrollieren. Sie nehmen einmal in der Woche, im Monat oder im Quartal die Zeit und gehen Sie jedes Ihrer Ziele durch. Teste sie, ob sie die gewünschte Erfolge erzielt haben und wenn nicht, warum das so gelaufen ist.

Schriftlich und verbindlich: Zielvereinbarung

Ziele machen sich gerne selbstständig, nachdem sie beschlossen sind. Spätestens beim dritten Kollegen, dem Ziel wird, hat es schon den Großteil seiner eigentlichen Inhalte verloren. So wird beispielsweise eine schnelle Steigerung des Deckungsbeitrags oder eine schnelle Umsatzsteigerung der Produktgruppe Z erreicht. Um solche Probleme von Anfang an zu vermeiden, sollten Sie die vereinbarten und beschlossenen Ziele irgendwo schriftlich festhalten. In manchen Projektmanagement- und CRM-Tools gibt es dafür schon die entsprechenden Möglichkeiten, ansonsten tut es das auch nicht. Im besten Fall lassen Sie die beschlossenen Ziele von den Beteiligten symbolisch unterschreiben und ihnen eine Kopie schicken. So bleibt das Ziel auf jeden Fall in Erinnerung.

Nichts sollte in Stein gemeißelt sein

Bleiben Sie immer anpassungsfähig! The gilt für jeden Unternehmer und jedes Unternehmen, aber in besonderem Maße für Ihre Ziele. Denn die Erfüllung der Ziele ist oftmals so viele Faktoren geknüpft, dass Sie nur eine sehr kurze Zeit haben. Sollte es auch bei Ihren Zielen der Fall sein, dass der Erfolg in unerreichbarer Ferne weicht, sollten Sie Ihre Ziele anpassen. The betrifft all die Ziele, in denen sich Ihre Mitarbeiter befinden, denn sonst kann es schnell zu Demotivation kommen.

FAZIT

Man muss natürlich realistisch bleiben: Die SMART-Methode wird nicht alle Ihre Probleme lösen und genauso wenig wird ein smartes Ziel sein von selbst erledigen. Sie werden auch nicht alle Ihre Ziele mit den Bausteinen der SMART-Methode abbilden können. Trotzdem halten wir diesen Ansatz für effektiv. Er gibt eine Orientierung und zwingt mehr oder weniger zu einer bestimmten Disziplin bei der Zielformulierung. Auch, wenn Sie nicht mit dieser Methode arbeiten, sollten Sie den Parameter immer im Hinterkopf haben.